Jest wiele sposobów na to jak tanio wysłać paczkę w Europie. Na jakie pułapki należy uważać, kiedy korzystamy z usług kurierskich? Zapraszamy do artykułu.

Chcąc podzielić się z czytelnikami wiedzą na temat tego jak uniknąć dodatkowych kosztów wysyłki, umówiliśmy się na kawę z Rokiem Jarcem, menadżerem logistyki w Eurosender. Podczas rozmowy podzielił się z nami ciekawymi wskazówkami dotyczącymi tego jak zoptymalizować koszty wysyłki paczki.

Blog: Czy mógłbyś dać nam kilka wskazówek jak od razu znaleźć oszczędności?

Rok Jarc: Po pierwsze, ważne jest, żeby podzielić wysyłkę na dwie różne kategorie – standardowa wysyłka paczek/kartonów lub walizek oraz transport towarów, a w tym transport paletowy.

Zacznijmy od tego pierwszego: kartony! Karton musi być łatwy w przenoszeniu. Nie wystarczy, żeby miał odpowiednie wymiary, ale jeśli waży powyżej 40 kg., to nie będzie go łatwo przenosić. Niepisana zasada mówi, że jeśli nie jesteśmy w stanie sami podnieść paczki, to trudno oczekiwać od kuriera, że sobie z nią poradzi. Warto o tym pamiętać.

Jeśli chodzi o walizki, to należy pamiętać, że powinna ona być sztywna, a nie materiałowa. Dodatkowo trzeba owinąć ją plastikową folią, najlepiej streczem, który z łatwością znajdziemy w supermarketach. Po folii warto dodać jeszcze kilka warstw taśmy. Jeżeli nie zrobimy tego prawidłowo, to wydarzyć się mogą dwie sytuacje:

1. Nie dojdzie do pobrania paczki – kierowca nie weźmie paczki, bo jest ona nieprawidłowo zapakowana.
2. Kierowca nie zwróci uwagi, że paczka nie jest zapakowana zgodnie z regulaminem, i odbierze ją. W następnej kolejności trafi ona do rozdzielni, a wtedy zaczną się problemy. Walizki i paczki są sortowane w lokalnym centrum danej firmy kurierskiej. Wtedy też sprawdza się czy są one zgodne z regulaminem pakowania. Jeżeli nie są, to firma kurierska może przesłać paczkę dalej doliczając dodatkowe koszty. W przeciwnym wypadku może zwrócić walizkę do nadawcy, a opłata za wysyłkę przepadnie.

Jeśli z jakiegoś powodu nie możecie wysłać sztywnej walizki, a raczej materiałowa, koniecznie upewnijcie się, że jest porządnie zapakowana.

Blog: Jak upewnić się, że torba z materiału jest odpowiednio zapakowana?

Rok Jarc: Najlepszym rozwiązaniem jest włożenie jej do kartonowego pudła. Nie ma innego rozwiązania, które pozwoli na bezpieczną wysyłkę materiałowej torby. Jeśli nie masz jednego wystarczająco dużego kartonu – improwizuj. Weź kilka mniejszych, połącz je razem i porządnie zawiń taśmą klejąca i streczem. Upewnij się, że wszystko jest porządnie zapakowane.

Jeśli twoja torba nie będzie odpowiednio zabezpieczona i zostanie zniszczona podczas transportu, to firma ubezpieczeniowa nie pokryje strat, a ty stracisz pieniądze.

Blog: A palety? Jak osoba albo firma może uniknąć dodatkowych kosztów wysyłając palety?

RJ: Złota zasada transportu towarowego mówi, że paleta musi mieć dokładnie takie wymiary jakie podawaliśmy podczas rezerwacji usługi. Wyobraźmy sobie taką sytuację: Zamawiamy usługę wysyłki palety o wysokości 1 m, ale w rzeczywistości paleta jest o 10 cm wyższa. „Czy 10 cm to będzie jakiś problem?”. Tak, to może być problem, ponieważ rozmiar palety i tym samym waga zwiększy się o te 10 cm. Jeśli na samym czubki jest po prostu dodatkowe pudełko mające 10 cm wysokości, to firma kurierska policzy całą 10 cm wysokość palety, więc będziemy płacić za puste miejsce. A to przecież nie jest najlepszy pomysł.

Naprawdę istotną rzeczą przy przesyłaniu towarów jest upewnienie się, że nasza paletę można ułożyć w stosie. W ten sposób unikniemy dodatkowych kosztów. Układanie palet w stos zapewnia większą stabilność i jednocześnie oszczędza miejsce w ciężarówce. Wiele firm zajmujących się spedycją nalicza dodatkowe opłaty za palety, który nie da się ułożyć w stos. Ważne jest, żeby towar układać na palecie w równych kolumnach w celu zapewnienia jak największej stabilności. Po szczegółowe informacje na temat układania towaru w stosach warto zajrzeć do tego artykułu.

Blog: Jakie mogą być inne powody dodatkowych kosztów podczas wysyłki?

RJ: Dodatkowe koszty mogą zostać naliczone, jeśli wystąpią problemy w trakcie pobrania lub dostawy. Na przykład, jeśli kurier podjeżdża pod adres podany na zamówieniu i nie zastanie nikogo kto nada lub odbierze przesyłkę, może to oznaczać dodatkowe opłaty szczególnie jeśli mówimy o transporcie towaru.

W przypadku transportu towarów, przewoźnik zawsze będzie się kontaktował z klientem w celu ustalenie godziny pobrania. Jeśli kierowca podjedzie z wózkiem widłowym odebrać przesyłkę, a nikt nie będzie na niego czekał, za ustalenie kolejnego terminu pobrania nałożone zostaną dodatkowe opłaty.

Kolejnym istotnym szczegółem jest podanie w 100 % jasnego adresu odbioru przesyłki. Czasem zdarza się, że ulica jest za wąska na to by wjechała ciężarówka. Lub też jest to zupełnie nowy adres i nie było tam jeszcze żadnych odbiorów. Albo budynek jest częścią większego kompleksu (np. w przypadku biurowców) a na zamówieniu napisane jest „budynek D” – ale nikt nie wie, gdzie to jest, bo nie ma żadnych oznaczeń.

Blog: A jeśli osoba chcąca wysłać paczkę mieszka w miejscu odległym? Bez łatwego dostępu i daleko od centrum kurierskiego. Jak w takim wypadku uniknąć dodatkowych kosztów?

RJ: Dobrą opcją dla osoby, która mieszka w odległym miejscu może być zostawienie paczki gdzie indziej. Jeśli masz podejrzenia, że miejsce odbioru paczki może być trudno dostępne, zaaranżuj pobranie w łatwiejszym punkcie – recepcji hotelu, szkole czy nawet pobliskiej piekarni. Gdziekolwiek łatwo będzie podjechać kurierowi.

Blog: Niektórzy czytelnicy pytają czy taniej jest wysłać wiele paczek czy też jedną paletę. Co byś doradził?

RJ: Obliczenia zależą od rozmiaru przesyłki. Weźmy taki przykład: masz 10 dużych paczek, każda o maksymalnym rozmiarze standardowej wysyłki. Całkowity koszt wysyłki wynosi, powiedzmy, 200 EUR. Jednak jeśli zdecydujesz się na wysyłkę na palecie, wtedy obliczenia będą robione na podstawie rozmiaru. Ale cena nie byłaby niższa niż wycena na podstawie ilości. Wtedy paleta nie jest dobrym wyborem.

Z drugiej strony, jeśli masz dużo małych pudełek do wysyłki i w standardowej opcji będą traktowane jako „wiele pojedynczych paczek”, ułożenie ich w stosie na palecie, tak aby zajmowały mniejsza przestrzeń, będzie idealnym rozwiązaniem w celu obniżenia kosztów. Jest to również bezpieczniejszy sposób wysyłki.

Blog: Jakie jest najlepsze rozwiązanie dla małych firm, które chcą ograniczyć koszty wysyłki?

RJ: Dla małych firm może być sporym problemem uzyskanie optymalnego kontraktu, dobrych cen i idealnych rozwiązań bezpośrednio od firm kurierskich. Podpisując kontrakt z jednym dostawca usług logistycznych, firma ogranicza się tylko do usług, które oferuje ta firma. Jeśli nagle jutro Twoja irlandzka firma musi rozpocząć wysyłkę do Hiszpanii, może to oznaczać dodatkowe koszty, jeśli Twój dostawca usług kurierskich nie oferuje usług w tym kraju. Może to więc oznaczać nagły wzrost wydatków i problemy dla firmy. Może to oznaczać konieczność podpisywania kontraktu w sytuacji, kiedy transport odbywa się jednorazowo.

Trzeba pamiętać, że należy skupiać się na potrzebach firmy, porównywać i nie wykraczać poza deklarowane wymiary i wagę przesyłek. To najlepsze sposoby na unikniecie niespodzianek i, co za tym idzie, dodatkowych opłat.

Przygotowaliśmy dodatkowe informacje na temat tego, co robić, żeby ograniczyć koszty swojej następnej wysyłki:

Trzymaj się tego co zadeklarowałeś na zmówieniu

Zawsze dwa razy sprawdź zamówienie. Dzięki temu unikniesz konieczności późniejszych zmian i, oczywiście, nie zaskoczą Cię dodatkowe koszty.

Dowiedz się o możliwych dodatkowych kosztach przed złożeniem zamówienia

Jest niezwykle ważne, aby wcześniej dowiedzieć się czy pojawia się jakieś ekstra opłaty (np. za wózek widłowy) mogące wystąpić przy wysyłce paczki lub towaru.

Używaj tych metod płatności, które odpowiadają Twojej firmie

Niektóre firmy kurierskie wystawiają fakturę na koniec miesiąca i doliczają opłaty za spóźnienie w zapłacie. Inne rozliczają się za każdą przesyłkę indywidualnie.

Eurosender pozwala na płacenie kredytami użytkownika, dając dodatkowo na 10 % zniżki.

Firmy często dają rabaty przy użyciu konkretnej metody płatności (np. karty kredytowej), żeby spopularyzować ją wśród swoich klientów.

Niedostarczona przesyłka

Jeśli odbiorca nie chce podjąć przesyłki i zostanie ona oznaczona jako niedostarczona, firma kurierska może naliczyć dodatkowe opłaty ze względu na konieczność zaopiekowania się przesyłką.

Rezerwuj usługi przez brokera

Jeśli korzystasz z kilku dostawców usług kurierskich trudno będzie Ci negocjować zniżki, ponieważ Twoje wysyłki będą zbyt małe. Dlatego warto skorzystać z brokera, który oferuje lepsza pozycje negocjacyjną, a często i dodatkowe zniżki. Jak chociażby Eurosender.

Czas zacząć oszczędzać!