L’expédition de marchandises à l’international nécessite la facture commerciale pour l’exportation. Voyons ce qu’est la facture commerciale, quand en avez-vous besoin et quelles sont les procédures à suivre.
Qu’est-ce qu’une facture commerciale export ?
La facture commerciale export est un type de document d’exportation signé entre le vendeur (exportateur) et le client (importateur). La facture commerciale contient les informations sur les marchandises expédiées, leur quantité, valeur et utilisation prévue. Ce type de facture est très important pour les entreprises B2B et B2C, c’est pourquoi elle doit être soigneusement remplie avant l’expédition.
À quoi sert la facture commerciale export ?
Une facture commerciale export sert de facture de vente entre le vendeur et l’acheteur et est nécessaire pour éviter toute difficulté avec votre envoi pendant le trajet et vous assurer que vous avez payé les bonnes taxes et droits de douane.
Quand la facture commerciale est-elle requise ?
Une facture commerciale pour l’exportation est nécessaire pour tout type d’envois vers des pays hors de l’Union européenne. Cependant, gardez à l’esprit qu’il existe des exceptions.
Voici les pays qui font partie de l’UE, mais qui ont encore besoin de documents d’exportation supplémentaires :
- Îles Anglo-Normandes (Jersey, Guernesey, Aurigny, Herm, Sercq)
- Andorre
- Îles Canaries
- Gibraltar
- Saint-Marin
- Vatican.
Pour toutes les livraisons hors UE, il est obligatoire d’avoir une facture commerciale, mais chaque pays importateur définit les exigences en matière de documents différemment. Il est recommandé de vérifier de telles exigences du pays de destination avant toute expédition.
Quelle est la différence entre la facture commerciale et la facture pro forma ?
Une facture commerciale est nécessaire pour les marchandises envoyées hors de l’UE et destinées à la vente, tandis qu’une facture pro forma est requise pour les produits qui sont envoyés hors de l’EU e qui ne sont pas destinés à la vente. Que ce soit une facture commerciale ou pro forma qu’il vous faut joindre à votre colis, il vous faudra la fournir en 3 exemplaires sur papier à en-tête de votre société.
Que doit contenir une facture commerciale export ?
Voici la liste des points clés que vous devez indiquer dans la facture commerciale :
- Nom complet, adresse, numéro de téléphone et pays du vendeur et de l’acheteur.
- Description de toutes les marchandises qui se trouvent dans votre colis, leur valeur et le but de leur exportation.
- Poids net et poids brut.
- Prix unitaire dans la devise de paiement.
- Conditions de livraison et de paiement.
- Numéro de bon de commande et autres numéros de référence.
- Informations sur la licence.
- Frais de transport.
- Une signature et la date de signature.
Si vous envisagez d’expédier des marchandises à l’étranger, tant dans les limites de l’EU que dans les pays tierces, bénéficiez des services de transport porte-à-porte Eurosender. Nos spécialistes en logistiques vous aiderons à chaque étape du processus d’expédition, y compris avec toutes les questions liées à des factures commerciales !
Où peut-on trouver un modèle de facture commerciale ?
Les factures commerciales ont d’habitude un format standardisé lequel il faut observer. Vous pouvez trouver gratuitement de nombreux exemples de factures commerciales en ligne, y compris les modèles fournis par de différentes sociétés de transport comme Chronopost ou FedEx sur leurs sites Web.
Vous pouvez également créer votre propre facture commerciale à l’aide de plusieurs sites Web et services qui vous permettent de choisir le format de base et de le personnaliser en ligne.
Ici, vous pouvez voir un modèle de facture commerciale nécessaire pour l’expédition internationale :
La source de l’image : www.chronopost.fr
Quels sont les risques d’exporter des marchandises sans la facture commerciale ?
En cas de l’expédition en dehors de l’UE, préparez-vous à ce que le pays de destination exigera la facture commerciale pour vérifier les informations sur votre colis à la douane. Votre colis ne quittera tout simplement pas le pays sans la facture jointe. Notez que même les articles non commerciaux, tels que les échantillons, doivent également être accompagnés de la facture commerciale pour traverser la frontière.
Est-ce grave si la facture commerciale contient des erreurs ?
Oui, car le nom ou l’adresse incorrecte du destinataire dans la facture commercial peut résulter à l’expédition échouée de vos marchandises. Si vous ne fournissez pas la description et le but d’envoi des articles à l’intérieur du colis, il peut y avoir des problèmes avec votre colis à la douane. Les informations erronées dans votre facture commerciale peuvent également provoquer des problèmes qui entraîneront des retards de livraison ou d’autres conséquences désagréables. C’est pourquoi, avant d’envoyer vos marchandises, assurez-vous d’avoir vérifié tous les détails nécessaires avec toutes les parties concernées, y compris leurs coordonnées.
Peut-on corriger les erreurs dans la facture commerciale ?
Si vous avez trouvé une erreur dans la facture avant que celle-ci ne soit envoyée à votre client, vous pouvez tout simplement modifier la facture et corriger l’erreur vous-même.
Une fois la facture envoyée à l’acheteur, elle est considérée comme « émise ». Si vous avez déjà émis la facture erronée mais que le client ne l’a pas encore payée, il est préférable de lui appeler ou lui envoyer un e-mail pour expliquer la situation, puis d’envoyer une facture correcte. Si le client a déjà payé, vous pouvez ajuster la future facture ou émettre une autre facture ou note de crédit, corrigeant l’erreur.
Comment fonctionne la facture commerciale si on expédie via Eurosender ?
Lorsque vous réservez l’expédition avec Eurosender, vous devez avoir la facture commerciale pour les marchandises d’exportation vers les pays hors de l’UE. Assurez-vous que votre facture contient la liste détaillée des articles expédiés, leur valeur et leur pays d’origine. Dans le cas où la facture commerciale ne contient pas les informations requises ou s’il y a des erreurs, cela peut entraîner des retards et d’autres conséquences, comme mentionné ci-dessus.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’une consultation sur votre envoi via Eurosender, n’hésitez pas à contacter nos experts en logistique. Nous serons ravis de vous aider !